WWW.KONFERENCIYA.SELUK.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА - Конференции, лекции

 

Опыт организации и проведения профессиональных мероприятий

в МИБС г. Томска

И. Е. Благова, зав. отделом обслуживания МИБС

Л. В. Асанова, зам. директора по библиотечной работе МИБС

Организация конференций и семинаров разного уровня становится важной частью работы

организации, будь-то рекламный холдинг, предприятие или библиотека. Такие встречи помогают

реализовать поставленные задачи, расширить круг клиентов и деловых партнеров. Проведение публичных специализированных форумов, организация конференции или семинара - сложная и трудоемкая работа, где необходимо учитывать множество деталей.

Ежегодно, начиная с 2001 г., на базе Муниципальной информационной библиотечной системы (МИБС) г. Томска проводятся разные мероприятия по повышению квалификации и обмену опытом библиотечных специалистов. В октябре-ноябре 2007 г. на базе МИБС, состоялся семинар «VII Всероссийская школа библиотечной инноватики», который собрал 65 участников из 19 городов страны (из 29 библиотек разного уровня). Семинар проходил 8 дней и включал:

доклады, круглые столы, посещение Научной библиотеки Томского госуниверситета, Научнотехнической библиотеки Томского политехнического университета, Томской областной универсальной научной библиотеки им. А. С. Пушкина, Томской областной детско-юношеской библиотеки и 12 муниципальных библиотек МИБС г. Томска.

Опыт работы МИБС, как организатора конференций, позволяет сформулировать ряд особенностей, которые необходимо учитывать и которые могут быть полезны при организации подобных мероприятий:

1. Качество должно быть во всем! Мелкие вопросы могут испортить общую картину работы семинара, конференции. Высокий уровень мероприятия обеспечивается как теоретической основой - программой, так и дополнительными, но очень важными факторами, начиная от сервиса при встрече участников и доставке до гостиницы, тщательно продуманной системы перерывов и переездов, организация питания и заканчивая отъездом участников.

2. Запросы и требования участника должны учитываться в первую очередь. Необходимо организовать информационный и физический комфорт, заботу и внимание о каждом участнике с первого и до последнего дня работы семинара, конференции. Это касается и отношения сотрудников, не задействованных в организационном комитете. Доброжелательность и открытость должна стать правилом общения с гостями.

3. Необходимо тщательно продумать многие вопросы на подготовительном этапе работы:

проанализировать гостиницы города, точки питания, культурно-досуговые мероприятия, на период проведения конференции, семинара. Необходимо дать гостям максимальное представление об организации, городе и активизировать участников на обмен опытом и идеями. Тогда у участников сформируется позитивное отношение к организации.

Частные вопросы и проблемы

Работа по организации и подготовке начинается с приказа о составе организационного и исполнительного комитетов. В оргкомитет входят, как правило, заведующие отделами, которые отвечают за основные направления на этапах подготовки и работы семинара.

Этап подготовки мероприятия:

• документальное обеспечение: подготовка проектов приказов, информационного письма;

• переписка с участниками: сбор информации, составление списков;

• работа со СМИ;

• полиграфические услуги: разработка логотипа, состав папки участника, материалы для оформления помещений;

• размещение участников в гостиницах;

• обеспечение участников питанием;

• обеспечение транспортом.

Этап работы мероприятия:

• встреча и регистрация участников;

• подготовка статистической информации об участниках;

• подготовка помещений для проведения семинаров;

• техническая поддержка докладов;

• фото- и видеосъемка семинара;

• организация питания: горячие обеды, кофе-брейки, ознакомительный и заключительный фуршеты;

• культурная программа;

• организация экскурсий по библиотекам и организациям города;

• публикация сборника материалов семинара;

• организация отъезда участников семинара.

Подготовка мероприятия Работа по подготовке начинается за несколько месяцев до начала мероприятия с приказа о проведении. Этим же приказом утверждается календарный план, который включает в себя пункты, описанные ранее, ответственного исполнителя, срок исполнения и результат.

Оргкомитет собирается каждую неделю, а за 2-3 недели до начала мероприятия - ежедневно.

На заседаниях оргкомитета выясняется степень готовности, и оцениваются результаты, необходимо следить за актуальностью календарного плана и своевременным внесением изменений и дополнений. Работа организационного комитета основана на процессноориентированном подходе, что позволяет усилить горизонтальную связь между отделами. Для сотрудника становятся важными функции и результат деятельности параллельных структурных единиц, направлений работы.

Проведение мероприятия Несколько замечаний о ситуациях при проведении мероприятия.

Если начало конференции, секции и другого мероприятия назначено на утро, то необходимо, чтобы все было готово с вечера: все необходимые материалы завезены, техника установлена и проверена, места проведения конференции визуально оформлены (шары, цветы, скатерти и т. д.), проверены презентационное оборудование и места рассадки участников. Все действия и списки того, что нужно взять с собой, должны быть тщательно продуманы до начала мероприятия. Если во время работы семинара планируются переезды из одного здания, зала в другой, все материалы и оборудование должно быть упаковано в коробки, на которых описывается состав. У каждого ответственного из организационного комитета есть «свой состав коробок», за «перемещение» которых он ответственен, в конце рабочего дня все коробки собираются в одном месте для транспортировки, составляется транспортный лист и администратор проверяет наличие коробок для отправки. У всех участников организационного комитета есть список номеров сотовых телефонов, команда все время находится на связи друг с другом.



Рекомендации При встрече гостей Участники и гости, как правило, подходят к определенному времени и, как следствие, возникают очереди. Нужно максимально подготовиться, чтобы их избежать. В помещении должны быть указатели «гардероб», «туалет», «регистрация», необходимо заранее продумать о форме оповещения участников о начале мероприятия. Необходимо иметь достаточное количество регистраторов, а также сотрудников, регулирующих заполняемость мест в зале. Из членов организационного комитета должен быть назначен администратор, владеющий всей необходимой информацией на последний момент, к которому могут обращаться участники, и другие члены организационного комитета.

При регистрации участников Столы на регистрации, в президиуме, а также в первом ряду зала, должны быть с закрытой внешней частью, либо накрыты скатертью. На регистрационных столах расставляются указатели с буквами алфавита, либо названиями городов (если есть необходимость) для ускорения поиска участника. Отдельно регистрируются VIP, спонсоры и представители прессы. На регистрации находятся группы списков, сформированные для удобства регистрации (или по алфавиту, или по городам и в пределах города, опять же по алфавиту, можно формировать группы по территориальному принципу - городские и иногородние, иностранные) все это определяется на подготовительном этапе. В списках имеются все данные об участнике (Ф.И.О., место работы, способ оплаты регистрационного взноса и т. д.), а также графа для отметки регистрации. Если происходит замена участника, сведения об этом вносятся в списки и передаются администратору. Команда регистраторов, одетых в едином стиле, с бейджами, выдает раздаточный материал, папки участников (разложенные заранее), отвечают на организационные вопросы.

Перед началом работы команду знакомят с правилами поведения на регистрации:

• на регистрационных столах должен быть идеальный порядок, нельзя пить кофе, курить, не должно быть никакого мусора, если что-то лежит на столе, то аккуратно и ровно;

• во время регистрации нельзя сидеть: участник стоит и регистратор стоит;

• сотрудники, не участвующие в регистрации, не стоят у столов регистрации и не мешают участникам.

При рассадке в президиуме Необходимо иметь заранее распечатанные таблички, кто и где сидит. Желательно сделать их двусторонними. Это покажет уважение не только к аудитории, но и к докладчикам, таблички также помогут при общении президиума между собой.

Во время проведения мероприятия должен быть сотрудник, контролирующий состояние места проведения, порядок на столах, наличие питьевой воды и салфеток, проветривание помещений в перерывах. Необходим сотрудник, контролирующий техническую поддержку докладов, микрофон, экран, решающий технические проблемы докладчика. Необходимо иметь команду из нескольких сотрудников для проведения кофе-пауз, дежурящих у столов. Об уровне конференции говорит качество посуды и ассортимент на столах. Стол для VIP накрывается, как правило, отдельно и включает в себя расширенный ассортимент. Во время перерыва на обед 1 или 2 сотрудника встречают участников из зала и проводят в кафе или столовую. Информацию о месте питания, ассортименте блюд и ценах участники получают из памяток, которые выдаются вместе с папкой участника при регистрации, копируются на доске объявлений, а также дублируются устно администратором после окончания заседания.

После проведения основной программы мероприятия, необходимо:

• проанализировать анкеты участников;

• подготовить фотоотчет и сборник материалов конференции (предварительно собрав информацию о желающих получить их);

• разослать благодарственные письма.

По окончании мероприятия организационный комитет собирается для подведения итогов и оценки. Необходимо высказаться всем членам организационного комитета, работавшим по своим направлениям и предложить идеи и рекомендации.

1. Можно год готовить мероприятие, которое будет проходить всего 1 день. Такая работа похожа на айсберг - видна только верхушка, а огромная часть - подготовки скрыта от посторонних глаз. Тщательная подготовка поможет избежать накладок во время мероприятия, но если они возникнут, необходимо быть к ним готовыми;

2. Участник должен получить полную информацию о конференции, об организации, о городе и т. д.;

3. Необходимо сформулировать и постоянно обновлять перечень пожеланий участников для возможного улучшения мероприятия или сокращения спектра участников.

Роль ГПНТБ СО РАН в развитии информационно-библиотечного обслуживания в регионе [Текст] : к 90-летию ГПНТБ СО РАН, 50-летию в составе Сибирского отделения РАН : межрегиональная научно-практическая конференция (г.

Новосибирск, 6-10 октября 2008 г.) : тезисы докладов / Государственная публичная научно-техническая библиотека Сибирского отделения Российской академии наук

;

редкол.: О. Л. Лаврик, Н. С. Редькина. - Новосибирск : ГПНТБ СО РАН, 2008. - с. 29-

Похожие работы:

«TD/B/EX(59)/2 Организация Объединенных Наций Конференция Организации Distr.: General Объединенных Наций 11 April 2014 Russian по торговле и развитию Original: English Совет по торговле и развитию Пятьдесят девятая исполнительная сессия Женева, 23–25 июня 2014 года Пункт 2 предварительной повестки дня Деятельность ЮНКТАД в интересах Африки Доклад Генерального секретаря ЮНКТАД Резюме Нынешний доклад посвящен деятельности ЮНКТАД, осуществлявшейся в интересах Африки в период с мая 2013 года по...»

«НАУЧНОЕ СООБЩЕСТВО СТУДЕНТОВ XXI СТОЛЕТИЯ. ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ Электронный сборник статей по материалам XVII студенческой международной заочной научно-практической конференции № 2 (17) Февраль 2014 г. Издается с Октября 2012 года Новосибирск 2014 УДК 62 ББК 30 Н 34 Председатель редколлегии: Дмитриева Наталья Витальевна — д-р психол. наук, канд. мед. наук, проф., академик Международной академии наук педагогического образования, врач-психотерапевт, член профессиональной психотерапевтической лиги....»

«Государственная публичная научно-техническая библиотека Сибирского отделения Российской академии наук Роль ГПНТБ СО РАН в развитии информационно-библиотечного обслуживания в регионе к 90-летию ГПНТБ СО РАН, 50-летию в составе Сибирского отделения РАН Межрегиональная научно-практическая конференция (г. Новосибирск, 6–10 октября 2008 г.) Тезисы докладов Редакционная коллегия: О. Л. Лаврик, д-р пед. наук (отв. редактор) Н. С. Редькина, канд. пед. наук Печатается по решению...»

«Министерство образования и наук и Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Санкт-Петербургский государственный университет технологии и дизайна ИННОВАЦИИ МОЛОДЕЖНОЙ НАУКИ ТЕЗИСЫ ДОКЛАДОВ Всероссийской научной конференции молодых ученых Санкт-Петербург 2012 УДК 009+67/68(063) ББК 6/8+37.2я43 И66 Инновации молодежной науки: тез. докл. Всерос. науч. конф. И66 молодых ученых / С.-Петербургск. гос. ун-т технологии и...»

«Министерство образования и наук и Российской Федерации Департамент образования Ивановской области Департамент экономического развития и торговли Ивановской области Совет ректоров вузов Ивановской области ФГБОУ ВПО Ивановский государственный политехнический университет Межвузовская научно-техническая конференция аспирантов и студентов с международным участием МОЛОДЫЕ УЧЕНЫЕ – РАЗВИТИЮ ТЕКСТИЛЬНОПРОМЫШЛЕННОГО КЛАСТЕРА (ПОИСК - 2014) СБОРНИК МАТЕРИАЛОВ Часть 2 Иваново 2014 Министерство образования...»

«Министерство образования и наук и Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Северо-Кавказская государственная гуманитарно-технологическая академия XII РЕГИОНАЛЬНАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ Рациональные пути решения социальноэкономических и научно-технических проблем региона (ФГБОУ ВПО СевКавГГТА – 20- 21 апреля 2012 года) г. Черкесск – 2012 1 АГРАРНАЯ Балов Б.В. МЕХАНИЗАЦИЯ ВОДОСНАБЖЕНИЯ ЖИВОТНОВОДЧЕСКИХ...»

«CBD Distr. GENERAL КОНВЕНЦИЯ О БИОЛОГИЧЕСКОМ UNEP/CBD/COP/6/12/Add.3 РАЗНООБРАЗИИ 14 February 2002 RUSSIAN ORIGINAL: ENGLISH КОНФЕРЕНЦИЯ СТОРОН КОНВЕНЦИИ О БИОЛОГИЧЕСКОМ РАЗНООБРАЗИИ Шестое совещание Гаага, 7-19 апреля 2002 года Пункт 17.6 предварительной повестки дня* МЕРЫ СТИМУЛИРОВАНИЯ Сводный доклад о тематических исследованиях и передовом опыте в области применения мер стимулирования, а также информация о порочных стимулах, представленная Сторонами и соответствующими организациями Записка...»

«ДЕПАРТАМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ПРИРОДНЫМИ РЕСУРСАМИ И ОХРАНЫ ОКРУЖАЮЩЕЙ СРЕДЫ ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ ТВЕРСКАЯ ОБЛАСТНАЯ УНИВЕРСАЛЬНАЯ НАУЧНАЯ БИБЛИОТЕКА им. А.М. ГОРЬКОГО ЦЕНТР ЭКОЛОГИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ ТОУНБ им. А.М. ГОРЬКОГО ЭКОЛОГИЯ. ИНФОРМАЦИЯ. БИБЛИОТЕКА МАТЕРИАЛЫ МЕЖРЕГИОНАЛЬНОЙ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКОЙ КОНФЕРЕНЦИИ ТВЕРЬ 2009 г. 1 УДК 574.9 ББК 20.080 Э40 РЕДАКЦИОННАЯ КОЛЛЕГИЯ: Ю.Н. Женихов, доктор технических наук, зав. кафедрой Природообустройства и экологии ТГТУ. М.М. Агеева, зав. отделом...»

«Качество знаний 2. Воронин Ю. Ф., Матохина А. В. Моделирование влияния причин возникновения дефектов на качество отливок // Литейщик России, 2004. № 8. C. 33–37. 3. Воронин Ю. Ф., Бегма В. А., Давыдова М. В., Михалев А. М. Автоматизированная система повышения эффективности обучения студентов вузов и технологов литейных специальностей // Сборник КГУ: Материалы международной научно-технической конференции, 2010. С. 237–244. 4. Воронин Ю. Ф., Камаев В. А., Матохина А. В., Карпов С. А. Компьютерный...»

«Технический институт (филиал) ФГАОУ ВПО Северо-Восточный федеральный университет имени М.К. Аммосова в г. Нерюнгри Министерство наук и и профессионального образования Республики Саха (Якутия) Южно-Якутский научно-исследовательский центр Академии наук Республики Саха (Якутия) МАТЕРИАЛЫ XII всероссийской научно-практической конференции молодых ученых, аспирантов и студентов в г. Нерюнгри 1-2 апреля 2011 г. Секции 1-2 Нерюнгри 2011 УДК 378:061.3 (571.56) ББК 72 М 34 Утверждено к печати Ученым...»

«Министерство образования и наук и Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Алтайский государственный технический университет им. И. И. Ползунова ЭКОНОМИКА. СЕРВИС. ТУРИЗМ. КУЛЬТУРА (ЭСТК-2014) XV МЕЖДУНАРОДНАЯ НАУЧНО-ПРАКТИЧЕСКАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ 5 ИЮНЯ 2014 Г. СБОРНИК СТАТЕЙ Изд-во АлтГТУ Барнаул • 2014 1 ББК 65.9(2)49+65.9(2)441.357 ЭКОНОМИКА. СЕРВИС. ТУРИЗМ. КУЛЬТУРА (ЭСТК-2014): XV Международная...»

«Филиал ФГБОУ ВПО МГИУ в г. Вязьме Министерство образования и наук и РФ филиал федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования Московский государственный индустриальный университет в г. Вязьме Смоленской области (филиал ФГБОУ ВПО МГИУ в г. Вязьме) Республика Беларусь г. Брест Брестский государственный технический университет Заочная международная научно-практическая конференция Проблемы формирования патриотического воспитания в...»

«Технический институт (филиал) ФГАОУ ВПО Северо-Восточный федеральный университет имени М.К. Аммосова в г. Нерюнгри Министерство наук и и профессионального образования Республики Саха (Якутия) Южно-Якутский научно-исследовательский центр Академии наук Республики Саха (Якутия) МАТЕРИАЛЫ XII всероссийской научно-практической конференции молодых ученых, аспирантов и студентов в г. Нерюнгри 1-2 апреля 2011 г. Секция 3 Нерюнгри 2011 УДК 378:061.3 (571.56) ББК 72 М 34 Утверждено к печати Ученым...»

«Министерство сельского хозяйства РФ Российская академия сельскохозяйственных наук Федеральное агентство по образованию Администрация Воронежской области ГОУВПО Воронежская государственная технологическая академия ГОУВПО Московский государственный университет прикладной биотехнологии ГОУВПО Московский государственный университет пищевых производств ГОУВПО Санкт-Петербургский государственный университет низкотемпературных и пищевых технологий Ассоциация Объединенный университет имени В.И....»

«European researcher. 2012. № 1 (16) 05.00.00 Engineering science 05.00.00 Технические наук и UDC 621 Surface Run-off as a Source of Water Supply in a Desert Vyacheslav V. Zharkov RSU oil and gas named after Gubkin, Turkmenistan 6a Shota Rustavelli str., Ashgabat 744013, Turkmenistan PhD (Technical), associate professor E-mail: romans24@rambler.ru Abstract. The article looks into methods of obtaining water in the deserts of Central Asia with the help of precipitation. To accomplish this goal,...»

«МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА ВОСТОЧНО-КАЗАХСТАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ Д. СЕРИКБАЕВА САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ АКАДЕМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ — НАУЧНО-ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫЙ ЦЕНТР НАНОТЕХНОЛОГИЙ РАН РУССКАЯ ХРИСТИАНСКАЯ ГУМАНИТАРНАЯ АКАДЕМИЯ РУССКОЕ ГЕОГРАФИЧЕСКОЕ ОБЩЕСТВО Наука и образование современной Евразии: традиции и инновации Сборник научных статей Санкт-Петербург 2011 МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА ВОСТОЧНО-КАЗАХСТАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ...»

«НАУЧНОЕ СООБЩЕСТВО СТУДЕНТОВ XXI СТОЛЕТИЯ. ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ Электронный сборник статей по материалам XVI студенческой международной заочной научно-практической конференции № 1 (16) Январь 2014 г. Издается с Октября 2012 года Новосибирск 2014 УДК 62 ББК 30 Н 34 Председатель редколлегии: Дмитриева Наталья Витальевна — д-р психол. наук, канд. мед. наук, проф., академик Международной академии наук педагогического образования, врач-психотерапевт, член профессиональной психотерапевтической лиги....»

«IX МЕЖДУНАРОДНАЯ КОНФЕРЕНЦИЯ СТУДЕНТОВ И МОЛОДЫХ УЧЕНЫХ 639 ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ ФУНДАМЕНТАЛЬНЫХ НАУК РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ХИМИЧЕСКОГО ЗАГРЯЗНЕНИЯ ВОЗДУХА В ЗАВИСИМОСТИ ОТ РАССТОЯНИЯ ДЛЯ ТОЧЕЧНОГО ИСТОЧНИКА НА ПРИМЕРЕ ТЭЦ-3 г. БАРНАУЛА Е.А. Покровская Научный руководитель : доцент, к. ф.-м. н. Н.К. Рыжакова Томский политехнический университет, Россия, г.Томск, пр. Ленина, 30, 634050 E-mail: 082009_step@mail.ru DISTRIBUTION OF CHEMICAL CONTAMINATION OF AIR AS A FUNCTION OF DISTANCE FOR POINT SOURCE FOR...»

«ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО РЫБОЛОВСТВУ ФГОУВПО МУРМАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ КОМИТЕТ ПО ОБРАЗОВАНИЮ, НАУКЕ И КУЛЬТУРЕ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ Всероссийская научно-практическая конференция с международным участием Социально-гуманитарное знание: история и современность (28 февраля – 4 марта) Мурманск 2011 Социально-гуманитарное знание: история и современность [Электронный ресурс] / ФГОУВПО МГТУ. электрон. текст. дан. (14 Мб) Мурманск: МГТУ, 2011. 1 опт. Компакт-диск (CD-R). -...»

«МИНИСТЕРСТВО МЕЛИОРАЦИИ И ВОДНОГО ХОЗЯЙСТВА СССР ОТДЕЛЕНИЕ ГИДРОТЕХНИКИ И МЕЛИОРАЦИИ ВАСХНИЛ МИНИСТЕРСТВО МЕЛИОРАЦИИ И ВОДНОГО ХОЗЯЙСТВА УССР МИНИСТЕРСТВО МЕЛИОРАЦИИ И ВОДНОГО ХОЗЯЙСТВА БССР ГЛАВПОЛЕСЬЕВОДСТРОЙ МИНВОДХОЗА СССР ПРОБЛЕМЫ МЕЛИОРАЦИИ ПОЛЕСЬЯ ТЕЗИСЫ ДОКЛАДОВ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ КОНФЕРЕНЦИИ ПО МЕЛИОРАЦИИ ЗЕМЕЛЬ ПОЛЕСЬЯ ЧАСТЬ II Минск – 1970 К.И.БУРЛЫКО, Ю.Н.НИКОЛЬСКИЙ, К.П.РУДАЧЕНКО, В.В.ШАБАНОВ, В.П.ЩИПАКИН ЭКСПЕРИМЕНТАЛЬНАЯ СИСТЕМА “ЛЕСНОЕ” И...»









 
2014 www.konferenciya.seluk.ru - «Бесплатная электронная библиотека - Конференции, лекции»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.